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很好的帖子. 我看到email比较消极, 看样子也要处理一下. Email挺让我头疼的, 问题多多.

因为一开始hotmail用得比较多, 后来就专门存放垃圾了, 所谓垃圾就是基本上不会看的东西, 这一段时间一不处理, 就有两万多封, 都是没有读过的, 或主题感觉不到重要性的, 这样做的缺点就是会漏掉某些有用邮件.

后来用gmail, yahoo, 然后business account, 就感觉需要outlook了. 不然又要象hotmail一样, 置之不理了.

但最近用google android phone, 就让gmail去做统领了, 因为手机看邮件实在太方便了. 现在不知怎么的, 有的business account邮件在outlook就收不到了, 听说是gmail有bug, 不能收一些web mail server的邮件. 但奇怪的是, 我以前让outlook做统领的时候, outlook收得好好的呀.

总之你和大家的经验很有用, 谢谢分享.
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Replies, comments and Discussions:

  • 工作学习 / 事业与工作 / 我现在的工作因为公司在全球都有业务,所以email不断,基本上每天平均下来有几百封。我谈一下我听到学到和摸索出来的一些方法窍门,一方面希望对别人也有用,另一方面也希望听听别人其他的先进经验,算是抛砖引玉吧。
    本文发表在 rolia.net 枫下论坛我现在的工作因为公司在全球都有业务,所以email不断,基本上每天平均下来有几百封。我谈一下我听到学到和摸索出来的一些方法窍门,一方面希望对别人也有用,另一方面也希望听听别人其他的先进经验,算是抛砖引玉吧。

    首先,Outlook的rule/filter还是很管用的。肯定不用看的,直接让filter删掉算了,不过这种情况比较罕见。比较常见的是很多和你关系不大又不紧急的email,你可以利用Outlook的filter自动分门别类,然后每天或每几天扫一眼。我设了十几个rule,大概能过滤掉三分之二的email。

    其次,就可以用所谓的4D大法 -- 删转做拖:

    Delete - 很多email是FYI性质的,可以随看随删。比如,项目进展顺利,某人什么活干完了,明天要火灾演习,(咦,这个要注意一下,记得提前十分钟坐电梯下楼,要不可得走楼梯)。基本上,又可以干掉剩下的三分之二了。

    Delegate - 可以转给别人做的,赶快forward或者cc,不用客气。

    Do - 转不走的,能做的,就赶快做吧。

    Defer - 最后剩下的,都是没法立刻处理的。或者信息不全,或者有dependence。我通常把它们移到一个专门的信件夹里。

    最后,是一些习惯,不一定对其他人有用。

    1. email少的时候,我挺喜欢Outlook把打开过几秒的email自动变成Read(已阅)状态的缺省设置。现在,email多事也多的时候就很不好用,因为一旦处理点儿其它事,再回来,刚才的email就混在一堆也阅的email里了。我现在取消了Outlook的设置,看完email后,手动按Ctrl-Q把email标记成Read。慢是慢了点儿,但是不会漏掉email。

    2. 我喜欢用 Automatic Formatting 把重要的email设上颜色。比如,我在To里面,或者老板或重要客户发的email,等等。更多精彩文章及讨论,请光临枫下论坛 rolia.net
    • 我处理Email就像打乒乓球,永远让球在对方的场地.
      • 你是近台快攻型的,还是两面弧圈型的,还是削球防守型的?
        • 近台快攻,基本上5分钟内处理完
          • 佩服佩服。
    • 谢谢分享经验
    • 我把限期要做的事标签为红色,留在inbox里每次打开都看见,没明确期限但也重要的标成黄色,等。做完的或回应完的再放到一个特殊命名的夹子里,这种文件夹太多太少都不好,还有就是用owa有时打不开。
      其它的邮件能早file away到分类夹子里的就及早打扫。

      information management是个很重要的话题!谢谢。
      • 我也试过标不同的category,不过因为我不清inbox,这些email还是会很快被压到下面。
    • 不知道是做啥的,每天光回EMAIL了?有点像CUSTOMER SERVICE,只是他们接电话,你是接EMAIL。
      • 打杂。:)
    • 很有用。谢谢。
    • 很好的帖子. 我看到email比较消极, 看样子也要处理一下. Email挺让我头疼的, 问题多多.
      因为一开始hotmail用得比较多, 后来就专门存放垃圾了, 所谓垃圾就是基本上不会看的东西, 这一段时间一不处理, 就有两万多封, 都是没有读过的, 或主题感觉不到重要性的, 这样做的缺点就是会漏掉某些有用邮件.

      后来用gmail, yahoo, 然后business account, 就感觉需要outlook了. 不然又要象hotmail一样, 置之不理了.

      但最近用google android phone, 就让gmail去做统领了, 因为手机看邮件实在太方便了. 现在不知怎么的, 有的business account邮件在outlook就收不到了, 听说是gmail有bug, 不能收一些web mail server的邮件. 但奇怪的是, 我以前让outlook做统领的时候, outlook收得好好的呀.

      总之你和大家的经验很有用, 谢谢分享.
      • 私人emai,我用过一段时间gmail,当时gmail不能自动filter,只好转用其它的了,不知道gmail现在有没有filter?
    • "要火灾演习,(咦,这个要注意一下,记得提前十分钟坐电梯下楼)". great idea !
      • 呵呵,走走电梯当锻炼身体也挺好的啊,不要偷懒啊。
    • Automatic Formatting学到了,谢谢分享。我通常是把不能马上处理好的Email,设好follow up选项,也可以选颜色的,再移到一个专门的信件夹里。follow up在点Email, 然后右键菜单中。
      • Follow-up是好办法,好处是可以设时间,以后我要多用。谢谢。